DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ
12.7.2023
En vertu du règlement sur la protection des données, le responsable du traitement est tenu d’informer de manière claire les personnes concernées.
Cette déclaration de confidentialité remplit cette obligation d’information.
Responsable du traitement
Oy Primapoli Ltd
Coordonnées :
Lehtimäentie 831, 63640 Ritola, FINLANDE
Personne de contact :
Harri Vainionpää
Lehtimäentie 831, 63640 Ritola, FINLANDE
Tél: +358 201 758 438
harri.vainionpaa@polarlifehaus.com
Informations générales :
Cette déclaration explique comment le responsable du traitement, Oy Primapoli Ltd (ci-après « le responsable du traitement ») collecte et traite les données personnelles de ses clients, partenaires commerciaux et de leurs contacts.
Finalité du traitement des données personnelles et base juridique :
Les données personnelles ne sont traitées que pour des finalités préalablement définies, qui sont les suivantes :
- Gestion de la relation client et développement des services
- Communication sur les services et marketing direct
- Réponse aux demandes de contact
- Objectifs de coopération
La base juridique du traitement des données personnelles est la suivante :
- Pour les clients particuliers, il s’agit du consentement ou des mesures précontractuelles prises avant la conclusion du contrat avec le Responsable du traitement, ou de l’exécution du contrat.
- Pour les clients professionnels et les contacts des partenaires commerciaux, il s’agit du consentement ou de l’intérêt légitime du Responsable du traitement (exploitation et promotion commerciales).
Les données personnelles ne sont pas utilisées pour des décisions automatisées. Pour la mise en œuvre du marketing ciblé, les personnes concernées peuvent être profilées en fonction d’informations telles que leur emplacement géographique ou leurs centres d’intérêt déclarés.
Catégories de données personnelles :
Le responsable du traitement traite les catégories de données personnelles suivantes :
- Nom
- Coordonnées (professionnelles) telles que l’adresse électronique, le numéro de téléphone et l’adresse postale
- Éventuellement, l’organisation représentée et le poste occupé
- Historique des commandes éventuel
- Autres informations fournies par la personne concernée, telles que des informations sur un projet de construction
- Autorisations et interdictions de marketing direct
- Adresse IP et autres données collectées par les cookies.
Sources régulières d’informations :
Les données personnelles sont généralement collectées directement auprès de la personne concernée, de l’organisation qu’elle représente ou par le biais des cookies utilisés sur le site web du Responsable du traitement, avec le consentement de la personne concernée. Les données personnelles peuvent également être collectées à partir des sites web des organisations, de répertoires en ligne et d’autres sources publiques.
La communication de données personnelles n’est pas obligatoire en vertu de la loi ou d’un contrat. Cependant, fournir certaines données personnelles est une condition préalable à la conclusion et à l’exécution d’un contrat entre le responsable du traitement et son client ou partenaire commercial, ainsi qu’à la prestation des services du Responsable du traitement.
Transmissions régulières de données :
Le Responsable du traitement peut transmettre les données personnelles qu’il traite à des prestataires de services tiers, c’est-à-dire des sous-traitants qui traitent les données personnelles pour le compte du Responsable du traitement conformément aux instructions de ce dernier.
Les prestataires de services de traitement de données peuvent inclure, par exemple :
- Les représentants commerciaux du Responsable du traitement
- Le comptable du Responsable du traitement
- Les fournisseurs de services techniques utilisés par le Responsable du traitement
Transfert de données en dehors de l’UE ou de l’EEE :
Certains des prestataires de services de traitement de données utilisés par le Responsable du traitement peuvent être situés en dehors de l’UE ou de l’EEE. Dans ce cas, le Responsable du traitement veille à garantir un niveau adéquat de protection des données personnelles, par exemple en s’assurant que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne sont intégrées dans l’accord entre le Responsable du traitement et le prestataire de services de traitement de données.
Durées de conservation des données personnelles :
Le Responsable du traitement conserve les données personnelles uniquement aussi longtemps et dans la mesure où elles sont nécessaires pour atteindre les finalités décrites à la section 3.
En général, les durées de conservation sont les suivantes :
- Les données personnelles traitées à des fins de marketing et de réponse aux contacts sont conservées pendant cinq (5) ans à compter du dernier contact, sauf conclusion d’un contrat de commande.
- Les données personnelles traitées pour les contrats de commande et la livraison des commandes sont conservées pendant dix (10) ans à compter de la livraison de la commande, ou jusqu’à l’expiration d’une garantie applicable plus longue.
- Les données personnelles des contacts des partenaires commerciaux sont conservées pendant la durée de la collaboration ou de la représentation.Les données personnelles traitées avec le consentement de la personne concernée sont conservées jusqu’à ce que la personne concernée révoque son consentement.
- Les données personnelles contenues dans les documents comptables sont conservées pendant dix (10) ans à compter de la fin de l’exercice comptable auquel les documents se rapportent.
Cookies :
Le Responsable du traitement utilise des cookies sur son site web. Les cookies sont de petits fichiers texte envoyés à l’ordinateur ou à l’appareil de l’utilisateur et stockés là-bas. Les cookies ne nuisent pas aux appareils ou aux fichiers de l’utilisateur. L’objectif principal de l’utilisation des cookies est d’améliorer et de personnaliser l’expérience de l’utilisateur sur le site, ainsi que d’analyser et d’améliorer la fonctionnalité et le contenu du site.
Certains cookies sont nécessaires au fonctionnement de base du site et ne peuvent pas être désactivés. Les données collectées grâce aux cookies utilisés avec le consentement de l’utilisateur peuvent être utilisées pour analyser le trafic sur le site et cibler la publicité.
Les informations collectées via les cookies peuvent inclure :
- le navigateur de l’utilisateur et son adresse IP
- la date de la visite
- les pages consultées.
Les cookies utilisés sur le site peuvent être gérés via la notification de cookies affichée sur le site. D’autres cookies que ceux nécessaires ne sont pas utilisés sans le consentement de l’utilisateur. Il est possible que le Responsable du traitement ne puisse pas offrir certains services à l’utilisateur si tous les cookies ne sont pas autorisés.
Surveillance par caméra :
Le responsable du traitement effectue une surveillance par caméra enregistrée dans ses locaux et ses bureaux pour assurer la sécurité personnelle, la protection des biens, la surveillance appropriée du processus de production et la prévention et la résolution des situations potentiellement dangereuses. La base légale du traitement est l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Les données personnelles collectées dans le cadre de la surveillance par caméra consistent en des enregistrements de la zone surveillée et de la date et de l’heure de l’enregistrement. Les données sont obtenues directement auprès de la personne concernée. Les données personnelles collectées par le biais de la surveillance par caméra sont conservées sous forme électronique, séparées des autres données personnelles.
Les données personnelles ne sont traitées que par des personnes désignées qui ont besoin de ces informations pour accomplir leurs tâches. En général, les données personnelles collectées par le biais de la surveillance par caméra ne sont traitées qu’en cas d’incidents de sécurité, et si nécessaire, ces données peuvent être transmises aux autorités d’enquête pour les besoins d’une enquête conformément à la loi sur l’enquête préliminaire (805/2011). La surveillance par caméra n’utilise pas de prise de décision automatisée ni de profilage.
Les données personnelles collectées par le biais de la surveillance par caméra sont automatiquement détruites au plus tard un (1) mois après leur collecte, à moins que la conservation ne soit nécessaire pour résoudre un incident de sécurité.
Droits des personnes concernées :
Les personnes concernées ont les droits suivants, et toute demande relative à l’exercice de ces droits doit être adressée à l’adresse polarlifehaus@polarlifehaus.com.
Le Responsable du traitement informera la personne concernée des mesures prises en réponse à sa demande dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande. La personne concernée sera également informée si, pour quelque raison que ce soit, le Responsable du traitement ne peut pas donner suite à la demande.
L’exercice de ces droits est généralement gratuit.
Pour exercer ces droits, le Responsable du traitement peut être amené à demander à la personne concernée des informations supplémentaires afin de l’identifier de manière adéquate.
Droit d’accès
La personne concernée peut demander au Responsable du traitement de lui fournir des informations sur le traitement de ses données personnelles, y compris les données personnelles qui la concernent.
Droit de rectification
La personne concernée peut demander la rectification ou le complément de données personnelles inexactes, incorrectes ou incomplètes la concernant.
Droit d’opposition
La personne concernée peut s’opposer au traitement de ses données personnelles si le traitement est fondé sur l’intérêt légitime du Responsable du traitement. Dans ce cas, le Responsable du traitement ne pourra plus traiter les données personnelles concernées, sauf s’il peut démontrer qu’il existe des motifs impérieux et légitimes pour le traitement qui prévalent sur les droits de la personne concernée.
Droit de s’opposer au marketing direct et de révoquer le consentement donné
La personne concernée a le droit de s’opposer à l’utilisation de ses données à des fins de marketing direct. Pour les e-mails marketing, la personne concernée peut se désabonner en utilisant le lien fourni dans chaque e-mail ou en envoyant un e-mail à l’adresse polarlifehaus@polarlifehaus.com.
Si le traitement est basé sur le consentement, la personne concernée peut révoquer son consentement à tout moment.
Droit à l’effacement
La personne concernée a le droit de demander la suppression de ses données personnelles, par exemple si les données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Le Responsable du traitement examinera la demande de suppression et, le cas échéant, supprimera les données ou expliquera les raisons pour lesquelles les données ne peuvent pas être supprimées.
Il convient de noter que le Responsable du traitement des données peut avoir une obligation légale ou une autre base légale pour ne pas supprimer les informations demandées. Le Responsable du traitement des données est tenu de conserver les documents comptables conformément à la loi sur la comptabilité (chapitre 2, paragraphe 10, de la loi 1336/1997) pendant une période déterminée (10 ans). Par conséquent, les données personnelles contenues dans les documents comptables ne peuvent pas être supprimées avant l’expiration du délai légal
Droit à la limitation du traitement
La personne concernée a le droit de demander la limitation du traitement de ses données personnelles dans certaines situations, par exemple si la personne concernée conteste l’exactitude de ses données personnelles. Dans ce cas, le traitement sera limité pendant la période pendant laquelle le Responsable du traitement vérifie l’exactitude des données personnelles.
Droit à la portabilité des données
Sous certaines conditions définies par la législation sur la protection des données, la personne concernée peut demander au responsable du traitement de lui fournir les données personnelles qu’elle a fournies, afin de les transférer à un autre responsable du traitement.
Droit de porter plainte
La personne concernée a le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données si elle estime que le traitement de ses données personnelles viole la législation en vigueur sur la protection des données.
Les coordonnées de l’autorité de protection des données sont disponibles sur www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html.
Modification de la déclaration de confidentialité :
Le Responsable du traitement se réserve le droit de mettre à jour la déclaration de confidentialité en cas de modification des activités de traitement de données personnelles du Responsable du traitement et/ou de modifications de la législation applicable à la protection des données.
Le responsable du traitement recommande de consulter régulièrement le contenu de la déclaration de confidentialité. Les personnes concernées seront informées par e-mail des modifications importantes apportées au traitement des données personnelles.
La dernière mise à jour de cette déclaration de confidentialité a eu lieu le 12 juillet 2023.